El segundo tema de la asignatura trata sobre los procesos, lo que éstos suponen para la organización y la gestión por procesos (Business Process Management).
Así, podemos definir de forma simple los procesos como un "conjunto de recursos que operan en conjunto con un fin". Los procesos se componen de entradas (inputs), salidas o resultados (output), tienen un responsable, puntos de control y se componen de acciones. Además, hacen uso de recursos y referencias. Los procesos tendrán generalmente clientes (los que hacen uso del output del proceso) y proveedores (proporcionan el input).
Dentro de la organización, los procesos se sitúan entre las estrategias, generadas a partir de los objetivos y los procedimientos, siendo estos el conjunto de tareas necesarias para llevar a cabo un proceso.
Estos procesos los vamos a clasificar en:
Así, podemos definir de forma simple los procesos como un "conjunto de recursos que operan en conjunto con un fin". Los procesos se componen de entradas (inputs), salidas o resultados (output), tienen un responsable, puntos de control y se componen de acciones. Además, hacen uso de recursos y referencias. Los procesos tendrán generalmente clientes (los que hacen uso del output del proceso) y proveedores (proporcionan el input).
Dentro de la organización, los procesos se sitúan entre las estrategias, generadas a partir de los objetivos y los procedimientos, siendo estos el conjunto de tareas necesarias para llevar a cabo un proceso.
Estos procesos los vamos a clasificar en:
- Los procesos estratégicos son trazados a nivel de alta dirección.
- Los procesos clave (u operativos) son los que tienen resultados para los clientes externos.
- Los procesos de apoyo dan soporte a toda la actividad.
Todo este tema de los procesos se puede englobar en lo que se denomina BPM (Business Process Management). Este sistema supone la eliminación de la jerarquía vertical (departamental) de las organizaciones para implantar una gestión por procesos, donde se habla de procesos y no de departamentos, con relaciones horizontales (incluso entre áreas) y no una jerarquía vertical. Esto supondría la eliminación de múltiples ineficiencias en la comunicación y además establecería un responsable único de cada proceso que sería conocedor en profundidad del mismo, lo que permitiría la localización y erradicación de forma rápida de cualquier error o problema que surja en el proceso.
Para implantar este sistema en una organización se requieren tres etapas, llamadas "olas":
- Primera ola: documentar los procesos y estandarizar
- Segunda ola: Empleo de ERP's y reingeniería para reimplementar el proceso
- Tercera ola: Implantación final del BPM
Modelo de madurez en gestión por procesos
Este modelo representa un ciclo de implantación del BPM en la organización de tal forma que controlemos en que etapa de la misma se encuentra la empresa. Encontramos las siguientes fases:
- Reconocer ineficiencias operativas
- Sensibilizada a gestión por procesos
- Automatización y control intra-procesos
- Automatización y control inter-procesos
- Control de la valuación empresarial
- Estructura ágil de negocios
La gestión por procesos proporciona múltiples beneficios. Por un lado los estratégicos ya que integra los elementos del proceso, proporciona flexibilidad a la empresa (reacción a cambios), simplifica (estandarizando), aumenta la productividad y permite dar imagen de organización íntegra.
Por otro lado produce beneficios operacionales aumentando la capacidad de control sobre el procesos, uniendo empleados de diferentes departamentos y permitiendo detectar actividades que no aporten valor añadido.
El principal inconveniente de la implantación de este sistema es la confrontación que genera, ya que implica la eliminación de la jerarquía tradicional de la empresa (que muchas veces funciona por inercia) y esto conlleva una reducción del poder de algunos empleados e incluso demostrar que no son necesarios en la organización, por lo que se genera un claro conflicto de intereses.
En resumen, una organización podría beneficiarse enormemente de la gestión por procesos al implantar dicho sistema pero no es tan sencillo debido a la existencia de culturas tradicionales difíciles de erradicar por afectar de manera personal a muchos trabajadores.
Por otro lado produce beneficios operacionales aumentando la capacidad de control sobre el procesos, uniendo empleados de diferentes departamentos y permitiendo detectar actividades que no aporten valor añadido.
El principal inconveniente de la implantación de este sistema es la confrontación que genera, ya que implica la eliminación de la jerarquía tradicional de la empresa (que muchas veces funciona por inercia) y esto conlleva una reducción del poder de algunos empleados e incluso demostrar que no son necesarios en la organización, por lo que se genera un claro conflicto de intereses.
En resumen, una organización podría beneficiarse enormemente de la gestión por procesos al implantar dicho sistema pero no es tan sencillo debido a la existencia de culturas tradicionales difíciles de erradicar por afectar de manera personal a muchos trabajadores.
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